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Ist fortlaufend = lückenlos?

Wer ist nicht schon einmal von seinem Steuerberater ermahnt worden, dass die eigenen Rechnungen ein fortlaufendes System haben müssen, Rechnungsnummern nur einmal vergeben werden dürfen. So weit – so richtig. Nur steht nirgends geschrieben, dass das verwendete System lückenlos sein muss!

Sie haben ein Recht auf Lücke!

Schon das Bundesfinanzministerium hat vor einiger Zeit klargestellt, dass es bei Rechnungsnummern vor allem darum geht, dass es keine Doppler geben darf. Nun hat auch das Finanzgericht Köln in einem aktuellen Urteil klargestellt, dass Selbstständige nicht verpflichtet sind,  lückenlos fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben. Dies gilt zumindest dann, wenn sie ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Finanzamt darf nicht immer schätzen

Verwendet ein Unternehmer keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern, darf das Finanzamt nicht allein deswegen einen Sicherheitszuschlag zum Gewinn hinzuschätzen. Dafür müssen noch andere Anhaltspunkte für nicht oder falsch erfasste Einnahmen vorliegen – etwa fehlende Rechnungen, ungeklärte Posten auf dem Girokonto oder unvollständige Buchungsunterlagen.

Der Kläger, ein Veranstaltungsunternehmen, hatte in seinen elektronischen Rechnungen ausschließlich Buchungsnummern verwendet, die computergesteuert durch eine Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum erzeugt wurden. Damit wurde jede Buchungsnummer zwar nur einmalig vergeben, diese bauten aber nicht numerisch aufeinander auf. Das Finanzamt kam bei einer Betriebsprüfung zu dem Schluss, dass hierin ein schwerwiegender Mangel der Buchführung des Klägers vorliege. Die Folge: ein „Unsicherheitszuschlag“ auf den Gewinn und damit verbunden eine drohende Steuernachzahlung.

Das Finanzgericht verwarf die Hinzuschätzung nun, wies aber zugleich auf andere Gerichtsentscheidungen hin, in denen Lücken in der Nummernfolge zu einem geschätzten Zuschlag zum Gewinn geführt hatten. Die Richter ließen daher die Revision zum Bundesfinanzhof zu.

So ordnen Sie Ihre Rechnungsnummern

Wenn Sie Ihre Rechnungen selbst verwalten, müssen Sie die Nummern zuordnen. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

  • Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, darf also nicht doppelt vergeben werden.
  • Die Nummerierung sollte sich aus einem nachvollziehbaren System ergeben.
  • Sie können Zahlen und Buchstaben verwenden.
  • Die Rechnungsnummer darf mehrere Zahlenreihungen enthalten.
Tipp: Das Finanzgericht Köln hat die Revision zugelassen, da bislang  höchstrichterlich noch nicht hinreichend geklärt ist, ob Einnahmen-Überschuss-Rechner verpflichtet sind, numerisch fortlaufende, zugleich lückenlose und damit nachprüfbare Rechnungsnummern zu vergeben.  Auf den Internetseiten des Bundesfinanzhofs können Sie die mögliche weitere Entwicklung verfolgen – und gegebenenfalls Ihr eigenes Rechnungssystem anpassen.

Elektronisch ein Muss: das Anlageverzeichnis

Die Finanzverwaltung setzt schon seit längerem auf elektronische Kommunikation. Vor allem bei Selbstständigen sind Ausnahmen nur in besonderen Härtefällen erlaubt – und diese sind angesichts der Normalität von PC und Internet kaum noch vorstellbar. Unternehmer müssen viele Formulare elektronisch übermitteln, etwa

  • die Umsatzsteuervoranmeldung
  • den Antrag auf Dauerfristverlängerung
  • die Zusammenfassende Meldung oder
  • die Anlage EÜR für die Gewinnermittlung.

Für die Veranlagung 2017 gilt außerdem, dass alle Einnahmen-Überschuss-Rechner zwingend den Vordruck EÜR der Finanzverwaltung verwenden müssen. Außerdem seither Pflichtprogramm: die Anlage AVEÜR. Das hat die Finanzverwaltung Hamburg klargestellt.

Anlageverzeichnis nur noch nach Vordruck

Die Anlage AVEÜR ist das Anlageverzeichnis zur Gewinnermittlung. Bislang war es alternativ möglich, die Wirtschaftsgüter des Unternehmens in einem formlosen individuellen Verzeichnis zusammenzustellen. Das geht nun nicht mehr. Die Anlage AVEÜR müssen Selbstständige gemeinsam mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung elektronisch ans Finanzamt übermitteln.

Im Anlageverzeichnis werden sämtliche Wirtschaftsgüter des Unternehmens, geordnet nach Grund und Immobilien, immateriellen Wirtschaftsgütern sowie beweglichen Wirtschaftsgütern aufgeführt. Außerdem müssen Selbstständige hier den Tag der Anschaffung, die Kosten, den Buchwert zu Jahresbeginn und zu Jahresende, Abschreibungen sowie gegebenenfalls den Abgangswert bei Verkauf oder Entnahme eintragen.

Ohne Zertifikat geht es nicht

Achtung: Als Unternehmer müssen Sie Ihre Steuerformulare nicht nur elektronisch, sondern auch authentifiziert übermitteln. Dafür benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat, das Sie bei ElsterOnline bestellen können. Wenn Sie sich erstmalig im ElsterOnline-Portal registrieren, erhalten Sie es automatisch.

Tipp: Die Registrierung muss pro Steuerzahler nur einmal vorgenommen werden. Sie gilt dann für alle Steuerarten, für die eine ELSTER-Übertragung vorgeschrieben oder möglich ist.

 

Tierischer Ärger mit dem Finanzamt

Das zweitgrößte lebende Nagetier der Welt macht seiner Gattung alle Ehre: Der Biber beißt sich liebend gern durch und schädigt so Schläuche von Autos, zerstört hübsch angelegte Gärten und hinterlässt seine Spuren in Land- und Forstwirtschaft.

Hat der Pflanzenfresser für Ärger im heimischen Garten gesorgt, hilft auch das Finanzamt nicht. Ausgaben, um den Schaden wieder gut zu machen, zählen nicht zu den steuermindernden außergewöhnlichen Belastungen. Dies hat das Finanzgericht Köln entschieden.

Finanzamt lässt Biberschäden nicht gelten

Die Kläger hatten in ihrer Einkommensteuererklärung Kosten geltend gemacht, um Biberschäden zu beseitigen und eine Bibersperre zu errichten. Das Finanzamt erkannte diese Aufwendungen jedoch nicht an. Vor dem Finanzgericht beriefen sich die Kläger darauf, dass nur wenige Steuerzahler von solchen Schäden betroffen seien und sie sich den Kosten aus tatsächlichen Gründen nicht hätten entziehen können.

Dem folgte das Gericht mit seinem Urteil nicht und versagte den Abzug. Die Schäden seien zwar außergewöhnlich, aber nicht von existenziell wichtiger Bedeutung. Die Biberschäden im Garten führten weder dazu, dass das Haus unbewohnbar sei noch verursachten sie konkrete Gesundheitsgefährdungen. Sie seien somit nicht so schwerwiegend, dass die Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden müssten.

Außergewöhnlich belastet in der Steuererklärung

Außergewöhnliche Kosten entstehen in außergewöhnlichen Lebenssituationen, zum Beispiel bei einer Scheidung oder einer schweren Krankheit. Als außergewöhnliche Belastungen werden steuerrechtlich Aufwendungen definiert, die – im Vergleich mit der überwiegenden Mehrheit der Steuerpflichtigen gleicher Einkommensverhältnisse, gleicher Vermögensverhältnisse und gleichen Familienstandes – zwangsläufig entstehen, notwendig, angemessen und zugleich außergewöhnlich sind sowie eine finanzielle Belastung für Sie darstellen.

Tipp: Zur finanziellen Belastung gehört auch, dass das Finanzamt automatisch einen Eigenanteil abzieht. Diese so genannte zumutbare Belastung muss der Steuerzahler selbst tragen. Der Prozentsatz richtet sich nach der Höhe der Gesamteinkünfte und Ihrer familiären Situation. Der Bundesfinanzhof hat jedoch entschieden, dass nur der Teil des Gesamtbetrags der Einkünfte, der den jeweiligen Grenzbetrag übersteigt, mit dem jeweils höheren Prozentsatz belastet wird.

Steuern sparen bei Pendeln, Zweitwohnung und Umzug

Wer mobil ist, hat auf der Suche nach einem neuen Job schlicht die größere Auswahl. Nachteil: Findet sich am anderen Ende der Republik eine Stelle, sieht sich die Familie nur am Wochenende. Unter welchen Voraussetzungen darf man eine doppelte Haushaltsführung steuerlich geltend machen?
Deutschlandfunk, Marktplatz 05.04.2018

 

Steuer – aber pünktlich, bitte!

Wer kennt das nicht: Der Abgabetermin für die Einkommensteuererklärung oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung naht und Sie kommen einfach nicht dazu, sich zu kümmern. Und gehen davon aus, dass das Finanzamt das schon verstehen wird. Wenn Sie allerdings nicht pünktlich zahlen, verlangt die Finanzverwaltung Säumniszuschläge. Und wer Voranmeldungen oder Erklärungen zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag.

Auch wenn Sie sich nur höchst ungern mit Ihrer Steuer befassen: Das Finanzamt ist sehr streng, was die Abgabe von Voranmeldungen, Steuererklärungen sowie die Zahlung Ihrer Steuerschulden angeht. Wenn Sie beispielsweise umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie Ihre Voranmeldung entweder monatlich oder vierteljährlich abgeben – oder Sie sind auf eine Jahreserklärung beschränkt. In welche Kategorie Sie fallen, bestimmt die Höhe der Umsatzsteuer, die Sie im Vorjahr dem Finanzamt überweisen mussten.

  • Haben Sie mehr als 7.500 Umsatzsteuer gezahlt, müssen Sie im Folgejahr monatliche Voranmeldungen abgeben.
  • Lagen Ihre Zahlungen zwischen 1.000 und 7.500 Euro, sind Sie zu vierteljährlichen Voranmeldungen verpflichtet.
  • Wenn Ihre Umsatzsteuerzahllast unter 1.000 Euro lag, reicht die Umsatzsteuerjahreserklärung.

In den ersten beiden Jahren der Selbstständigkeit müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ebenfalls monatlich eine Voranmeldung beim Finanzamt einreichen.

Verspätet gezahlt: Achtung Säumniszuschlag

Voranmeldungen müssen Sie grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abgeben. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder auf einen Feiertag, haben Sie einen Tag zusätzlich Zeit. Überweisen Sie Ihre Umsatzsteuerzahllast – also die eingenommene Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer – erst nach dem 10., entstehen Säumniszuschläge. Achten Sie unbedingt darauf, dass das Geld rechtzeitig beim Finanzamt eingeht! Denn Steuern müssen bis zu ihrer Fälligkeit bezahlt werden – und das ist der Zeitpunkt, zu dem das Geld bei der Finanzkasse angekommen ist und nicht der Tag, an dem Sie das Geld überwiesen haben. Der Sachbearbeiter kann zwar unter Umständen einem Antrag auf Erlass der Säumniszuschläge zustimmen, aber das ist eher die Ausnahme. Der Säumniszuschlag berechnet sich folgendermaßen: für jeden angefangenen Monat ein Prozent des nächsten Steuerbetrags, der sich durch 50 Euro teilen lässt. Als Schonfrist für die Zahlung gelten drei Tage. Erst, wenn diese Frist verstrichen ist, darf das Finanzamt Säumniszuschläge berechnen.

Steuererklärung: keine Zeit für Entschuldigungen

Achtung: Eine Schonfrist für die Abgabe von Voranmeldungen oder Steuererklärungen gibt es nicht! Wer zu spät abgibt, muss mit einem Verspätungszuschlag des Finanzamts rechnen – ob dieser erhoben wird, liegt allerdings im Ermessen des Sachbearbeiters. Der Verspätungszuschlag ist bislang eine Art Erziehungsmaßnahme des Finanzamts und darf zehn Prozent der festgesetzten Steuer nicht übersteigen – laut Abgabenordnung höchstens 25.000 Euro. Entscheidend für die Höhe des Verspätungszuschlags sind die Dauer der Fristüberschreitung, die Höhe des Zahlungsanspruchs sowie das Verschulden und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Steuerpflichtigen.

Für Besteuerungszeiträume nach 2018 wird diese Regelung jedoch verschärft. Dann setzt das Finanzamt den Verspätungszuschlag automatisch fest, wenn eine Steuererklärung nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs oder des Besteuerungszeitpunkts eingereicht wurde.

Tipp: Wenn das Geld tatsächlich einmal nicht ausreicht, um die Steuerschuld zu begleichen, stellen Sie rechtzeitig einen Stundungsantrag. Diesem gibt die Finanzverwaltung statt, wenn die Zahlung für Sie eine erhebliche Härte bedeutet – Sie zum Beispiel durch die Steuerzahlung in ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten kommen. Ob das der Fall ist, prüft das Finanzamt anhand eines Fragebogens. Wenn Sie aber zu viel für Ihren Lebensunterhalt aus dem Unternehmen entnommen haben, liegt keine erhebliche Härte vor.

Sind Excel-Listen in der elektronischen Buchführung erlaubt?

Die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« (GoBD) haben eine neue Basis für die digitale Buchführung gelegt. Für elektronische Belege bedeutet das vor allem, dass die Daten unverändert aufzubewahren sind und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen.

Mit Excel-Tabellen arbeiten in der Buchhaltung viele, vor allem kleinere Unternehmer. Ob derartige Aufzeichnungen allerdings GoBD-konform sind, ist zweifelhaft. Zumindest für Kassenbücher hat das Finanzgericht Hamburg bereits festgestellt, dass die Aufzeichnungen unveränderbar sein müssen bzw. es möglich sein muss, nachträgliche Veränderungen nachzuvollziehen. Auch muss ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Ein Kassenbuch als Excel-Tabelle ist demnach nicht erlaubt.

Excel-Listen (zu) leicht veränderbar

Denn gerade bei manipulationsanfälligen EDV-Systemen müssen Veränderungen zwingend vom Programm kenntlich gemacht werden. Die in Form von Excel-Listen geführten Aufzeichnungen bieten keinerlei Gewähr für die fortlaufende, vollständige und richtige Erfassung aller Bargeschäfte ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht. Die Aufzeichnungen sind veränderbar, ohne dass die Veränderungen kenntlich gemacht werden. Das Kassenbuch als Excel-Liste erfüllt damit nicht die gesetzlichen Voraussetzungen. (Az. 2 V 115/16)

Tipp: Zwar ist das Urteil nur mit Blick auf Kassenbücher ergangen. Eine prüfungssichere Aufbewahrung wirft bei Excel-Dateien aber grundsätzlich Probleme auf. Denn Dateien in diesem Format können geändert werden, ohne dass eine Änderungshistorie gespeichert wird. In der elektronischen Buchhaltung sollten Sie daher künftig auf Excel-Tabellen verzichten.