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Sind Excel-Listen in der elektronischen Buchführung erlaubt?

Die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« (GoBD) haben eine neue Basis für die digitale Buchführung gelegt. Für elektronische Belege bedeutet das vor allem, dass die Daten unverändert aufzubewahren sind und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen.

Mit Excel-Tabellen arbeiten in der Buchhaltung viele, vor allem kleinere Unternehmer. Ob derartige Aufzeichnungen allerdings GoBD-konform sind, ist zweifelhaft. Zumindest für Kassenbücher hat das Finanzgericht Hamburg bereits festgestellt, dass die Aufzeichnungen unveränderbar sein müssen bzw. es möglich sein muss, nachträgliche Veränderungen nachzuvollziehen. Auch muss ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Ein Kassenbuch als Excel-Tabelle ist demnach nicht erlaubt.

Excel-Listen (zu) leicht veränderbar

Denn gerade bei manipulationsanfälligen EDV-Systemen müssen Veränderungen zwingend vom Programm kenntlich gemacht werden. Die in Form von Excel-Listen geführten Aufzeichnungen bieten keinerlei Gewähr für die fortlaufende, vollständige und richtige Erfassung aller Bargeschäfte ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht. Die Aufzeichnungen sind veränderbar, ohne dass die Veränderungen kenntlich gemacht werden. Das Kassenbuch als Excel-Liste erfüllt damit nicht die gesetzlichen Voraussetzungen. (Az. 2 V 115/16)

Tipp: Zwar ist das Urteil nur mit Blick auf Kassenbücher ergangen. Eine prüfungssichere Aufbewahrung wirft bei Excel-Dateien aber grundsätzlich Probleme auf. Denn Dateien in diesem Format können geändert werden, ohne dass eine Änderungshistorie gespeichert wird. In der elektronischen Buchhaltung sollten Sie daher künftig auf Excel-Tabellen verzichten.

6 Kommentare

  1. MariK sagt

    Ich lege Excel-Tabellen und FileMaker-Dateien am Ende des Jahres immer als PDF ab. Genügt das PDF-Format den Anforderungen?

    • Constanze Elter sagt

      Grundsätzlich dürfte gelten, dass durch das Konvertieren in das pdf-Format dokumentiert werden kann, dass die Datei nach dem Umwandeln nicht mehr verändert wurde. Dies sollte aber möglichst zeitnah geschehen – am besten mit Erstellen der Tabelle. Außerdem muss jede aufbewahrungspflichtige Datei in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden, um den Anforderungen der GoBD zu genügen. Der normale PC-Arbeitsplatz, sprich der Dateiexplorer, reicht dafür nicht aus. Eine hilfreiche Zusammenstellung wichtiger Fragen rund um die GoBD finden Sie beispielsweise hier.

      • Marik sagt

        Ich habe erst heute wieder vorbeigeschaut – beim Abonnieren der Antworten ist irgendetwas schiefgegangen. Haben Sie herzlichen Dank für die schnelle Antwort und den Link!

        • Constanze Elter sagt

          Immer gerne! Und werfen Sie demnächst auch einen Blick in meinen neuen YouTube-Channel 😉

  2. Tanja Croonen sagt

    Wie sieht es denn mit dem Fahrtenbuch aus? Darf ich das mit einer Excel Datei führen? Danke für Ihre Antwort!!

    • Constanze Elter sagt

      Ein Fahrtenbuch muss strengen rechtlichen Vorgaben genügen – unter anderem müssen nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen sein. Daher müssen Änderungen entweder technisch komplett ausgeschlossen oder aber als solche klar gekennzeichnet werden. Wenn Sie die Aufzeichnungen in einer gängigen Tabellenkalkulationssoftware wie Excel machen, ist dies aber nicht möglich. In solchen Fällen besteht das Risiko, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft.

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