Wohin die Reise geht – aus steuerlicher Sicht

Von Ost nach West, von Süd nach Nord – waren Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers oder als Selbstständiger zu Kunden oder Lieferanten unterwegs, ist die Arbeit nach Abschluss der Reise nicht getan. Übernachtungsrechnungen, Taxiquittungen, Belege für die Einladung zum Abendessen – und wo war noch gleich das Parkticket vom Flughafen? All diese Belege müssen zusammengesammelt werden. Jetzt stellt sich nur noch die Frage, was Sie genau in Ihre Endabrechnung fürs Finanzamt übernehmen können.

Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs.

Reisekostenabstimmung – alles, was zählt

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch die Reise veranlasst sind. Zu den Reisekosten gehören vor allem

  • Fahrtkosten
    Diese können auch für Heimfahrten zwischendurch geltend gemacht werden.
  • Mehraufwendungen für Verpflegung
    Steuerlich werden diese mit Pauschbeträgen angesetzt.
  • Übernachtungskosten
    Ausgaben für ein Hotel oder eine Pension sind sowohl während der Reise als auch am Reiseziel abzugsfähig.
  • Reisenebenkosten
    Dazu gehören alle anderen Ausgaben, die unmittelbar durch die Reise veranlasst sind.

Zu den möglichen Reisenebenkosten zählen beispielsweise Telefonkosten, Hotelgarage, Parkgebühren, Eintrittsgelder für Messen und Kongresse, Trinkgelder und Auslagen für Gepäckaufbewahrung. Ausgaben für Reisekleidung, Wäsche oder für Koffer oder Reisetasche sind Aufwendungen, die Ihnen nur indirekt durch die Reise  entstehen. Damit gehören sie nicht zu den Reisekosten

Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten abzugsfähig

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer können Sie die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen, die für Leistungen anlässlich einer inländischen Geschäftsreise entstanden sind. Allerdings gilt dies in der Regel für Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals, soweit die Betroffenen mit Fahrzeugen des Unternehmers oder mit Bus, Bahn, Taxi etc. unterwegs waren. Die Rechnung muss jeweils auf den Unternehmer lauten.

Der Unternehmer kann zusätzlich noch die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten abziehen, soweit die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt ist. Ein Vorsteuerabzug aus den Verpflegungspauschalen ist nicht möglich.

 

Pflichtangaben in der Reiskostenabrechnungen

Nur eine vollständige Reisekostenabrechnung ist eine gute – in den Augen des Finanzamts. Achten Sie also auf:

  • Name des Reisenden
  • Zeit, Dauer, Ziel und Zweck der Reise
  • gefahrene Kilometer
  • Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

Sämtliche Reisekosten sollten belegt werden – zum Beispiel durch Tankquittungen, Fahrscheine oder gegegebenenfalls Eigenbelege etwa für Trinkgelder. Achtung: Bewirtungsbelege sind wichtig, müssen aber in einem separaten Konto aufgezeichnet werden.

Für ausländische Reisen hat das Bundesfinanzministerium darüber hinaus für 2018 neue Pauschalen festgelegt.

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