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Sind Excel-Listen in der elektronischen Buchführung erlaubt?

Die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« (GoBD) haben eine neue Basis für die digitale Buchführung gelegt. Für elektronische Belege bedeutet das vor allem, dass die Daten unverändert aufzubewahren sind und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen.

Mit Excel-Tabellen arbeiten in der Buchhaltung viele, vor allem kleinere Unternehmer. Ob derartige Aufzeichnungen allerdings GoBD-konform sind, ist zweifelhaft. Zumindest für Kassenbücher hat das Finanzgericht Hamburg bereits festgestellt, dass die Aufzeichnungen unveränderbar sein müssen bzw. es möglich sein muss, nachträgliche Veränderungen nachzuvollziehen. Auch muss ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Ein Kassenbuch als Excel-Tabelle ist demnach nicht erlaubt.

Excel-Listen (zu) leicht veränderbar

Denn gerade bei manipulationsanfälligen EDV-Systemen müssen Veränderungen zwingend vom Programm kenntlich gemacht werden. Die in Form von Excel-Listen geführten Aufzeichnungen bieten keinerlei Gewähr für die fortlaufende, vollständige und richtige Erfassung aller Bargeschäfte ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht. Die Aufzeichnungen sind veränderbar, ohne dass die Veränderungen kenntlich gemacht werden. Das Kassenbuch als Excel-Liste erfüllt damit nicht die gesetzlichen Voraussetzungen. (Az. 2 V 115/16)

Tipp: Zwar ist das Urteil nur mit Blick auf Kassenbücher ergangen. Eine prüfungssichere Aufbewahrung wirft bei Excel-Dateien aber grundsätzlich Probleme auf. Denn Dateien in diesem Format können geändert werden, ohne dass eine Änderungshistorie gespeichert wird. In der elektronischen Buchhaltung sollten Sie daher künftig auf Excel-Tabellen verzichten.

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